Impliquer l’apprenant dès la création de son parcours de formation

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Article écrit par Florence Demaison (Cayla)

Impliquer l’apprenant dans la construction de son parcours, pas juste en lui demandant ce qu’il veut comme thématique de formation, mais bien en lui faisant co-construire les contenus ! Voilà une idée qui peut surprendre encore aujourd’hui mais vous allez voir ici que cette démarche a de nombreux attraits.

Le schéma classique c’est sans l’apprenant

Revenons tout d’abord sur l’un des schémas classiques de la construction d’un parcours si vous le voulez bien :

  • Tout commence par un manager ou responsable métier qui identifie un besoin, soit au travers des entretiens individuels (besoin émis donc par l’apprenant), soit dans sa proximité au quotidien avec ses équipes ou collègues.(constat réalisé par lui-même sur le terrain),
  • Il remonte le besoin à la RH/Formation,
  • La fonction RH/formation priorise les demandes et quand elle juge pertinent de les traiter, revient vers le manager pour construire ensemble le cahier des charges de ce parcours,
  • Une production est réalisée en interne ou en externe sur la base de ce cahier des charges (CDC),
  • Avec un peu de chance, un module pilote est proposé à ce moment-là… mais tout est déjà construit et la marge de manœuvre pour réorienter éventuellement le dispositif est faible.

Bien sûr, il y a des projets où un pool d’apprenants est sollicité tout au long de la phase de construction du parcours et ce sont, à mon sens, des initiatives nécessaires qui devraient être bien plus souvent employées. Mais là encore s’ils n’arrivent qu’en phase de production, c’est presque déjà trop tard. En effet, on aura déjà perdu les bénéfices de l’inclusion des apprenants dès l’identification du besoin (avant même la rédaction du CDC).

Faire que chacun joue son meilleur rôle et se synchronise

Maintenant que nous avons vu une manière habituelle de créer des parcours de formation, voyons un peu quel est le meilleur rôle que chacun des acteurs de la formation peut jouer pour aborder la conception de formation sous un autre angle car :

  • Nul mieux que le manager ne connaît ses équipes et ses besoins… et peut les confronter aux objectifs d’entreprise et aux enjeux de demain.
  • Nul mieux que l’équipe RH ne connaît les dispositifs qui fonctionnent, les innovations de formation qui peuvent faire sens, les outils de conception à disposition, les contraintes de timing, budget etc. Bref, toute la gestion de projet qu’il y a derrière un tel chantier,
  • Nul mieux que l’apprenant n’est capable de se projeter sur la tête que pourrait avoir la formation idéale pour lui, par rapport à son besoin propre et plus généralement ce que serait la formation idéale pour lui et ses pairs (et oui, la plupart du temps les apprenants réfléchissent collectif et savent se projeter dans un format pertinent pour le groupe).

Concevoir une formation est donc un projet tripartite où chacun a un rôle prépondérant à jouer. Or, et c’est un principe fondateur de la gestion de projet, un projet réussi est un projet qui fait sens pour toutes les parties prenantes. Il faut donner de la cohérence à l’ensemble et s’assurer de l’adhésion de chacun.

Ce qu’apporte le regard de l’apprenant

Regards croisés apprenant et équipe projet

Le regard de l’apprenant est crucial et apporte beaucoup dès la genèse du projet et ce à différents niveaux :

  • Cela permet de repérer ce qui le gêne au quotidien pour faire un travail vraiment de qualité (et il est le seul à le savoir car c’est du ressort du ressenti, de l’affecte, voire de l’émotion). C’est ce repérage qui amènera à la formulation d’un besoin et donc d’un objectif de formation. Il offrira ainsi un gain de temps et de pertinence énorme.
  • Il peut exprimer quel serait le meilleur moyen pour lui de combler ce vide, de pallier à cette gêne. Et pour cela, on peut l’amener à verbaliser des modalités d’apprentissage, pour qu’elles soient les plus en phase avec les besoins terrain, le geste métier. Autrement dit, faciliter le transfert entre acquisition des connaissances en formation et montée en compétence de retour au poste de travail.
  • C’est aussi souvent lui qui est le plus conscient de ses contraintes techniques et physiques : planning, disponibilité du matériel, capacité de concentration par rapport à sa façon de travailler. Il peut donc orienter sur le choix du format (durée, mode de diffusion, etc…). Pour rappel évidemment, proposer le bon format de formation c’est s’assurer la disponibilité d’esprit et de concentration de l’apprenant.

Par ailleurs, si le besoin de formation est avéré, il sera beaucoup plus aisé de trouver des apprenants prêts à consacrer du temps au sujet

  • Ce qui les valorise auprès des autres acteurs du projet mais aussi auprès de leurs collègues qui leur délègue le rôle de « contrôle qualité” puisqu’ils ont une forme de garantie que la formation sera en adéquation avec leur besoin,
  • Cela leur permet de monter en compétence sur le sujet plus rapidement, 
  • Cela leur apporte un projet transverse qui change du quotidien tout en étant utile pour leur métier,
  • En bref, ils se sentent pris en considération.

Ces apprenants impliqués dans la conception permettront d’éviter certains écueils et biais cognitifs involontaires de l’équipe projet si cette équipe devait penser « à la place de ». Et ils seront à terme d’excellents promoteurs de cette formation auprès de leurs collègues (si le projet a bien été co-construit avec eux de bout en bout).

A défaut, si vous n’avez pas de collaborateurs disponibles, n’hésitez pas à constituer des groupes miroirs pour tester un module pilote. Et si cela s’avère également impossible, faites a minima l’exercice au démarrage du projet de créer un persona. Grâce à lui, à chaque fin de réunion ou après chaque décision importante, tâchez de vous glisser à nouveau dans la peau de votre persona et faire un travail d’empathie et de projection. « Si j’étais apprenant, est ce que je serais en phase avec la décision qui vient d’être prise ?« 

Au final, intégrer l’apprenant c’est bon pour le projet

Voilà pour cet article dédié à l’implication des apprenants dans la création des parcours de formation. Comme vous le voyez cette démarche n’enlève rien au travail et à la légitimité de l’équipe projet. Bien au contraire, elle permet de piloter un projet plus précis, plus pragmatique et plus proche de la réalité terrain. Ce qui amène une formation plus efficace, plus utile et plus durable dans l’esprit et les pratiques quotidiennes.

Et vous, avez-vous déjà intégré à vos équipes projet de formation, un ou des apprenants ? Quelle a été votre expérience ? Positive ou pas ? Quelles leçons en avez-vous tiré ? N’hésitez pas à partager tout cela avec nous en commentaires et sur les réseaux.

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